Les listes de diffusion - Guide de l'utilisateur

Fonctionnement du service de listes

Le service de listes fonctionne grâce à un logiciel de gestion de listes : Sympa. Ce logiciel est associé à une interface web d'environnement de listes.

Pour effectuer des actions relatives aux listes (vous abonner, changer vos options, etc.), vous avez deux possibilités :

• connectez-vous sur l'interface web du serveur de listes ;
• envoyer des commandes par e-mail à l'automate Sympa à l'adresse sympa1.

Pour envoyer des commandes à Sympa, procédez comme suit :

• Si vous n'envoyez qu'une seule commande, inscrivez-la dans l'objet de votre message et laissez le corps du message vide.
• Si vous envoyez plusieurs commandes, laissez l'objet de votre message vide et tapez les différentes commandes dans le corps du message. Attention : Sympa ne traitera pas votre message si vous ne respectez pas scrupuleusement les règles suivantes :
  • Chaque commande doit être placée seule sur une ligne.
  • Le message doit être envoyé en texte brut et non en HTML (aucun formatage).
  • Le message ne doit rien contenir d'autre que des commandes reconnaissables par Sympa (pas de signature automatique).

Vous pouvez consulter l'ensemble des commandes que vous pouvez envoyer par mail à Sympa.

S'abonner à des listes

Pour s'abonner à une liste, la procédure est très simple :

1. Choisissez l'adresse avec laquelle vous souhaitez vous abonner à la liste.
   

   Choisissez de préférence une adresse que vous pouvez consulter fréquemment et qui vous offre une bonne capacité de stockage : certaines listes voient passer de très nombreux messages, parfois accompagnés de pièces jointes volumineuses.

   Vous pouvez choisir de vous abonner à la même liste avec plusieurs adresses différentes. Pour cela, vous devrez recommencer la procédure d'abonnement avec votre client de messagerie, mais en utilisant un autre compte de messagerie.

2. Envoyez un message à sympa1 avec l'adresse à partir de laquelle vous souhaitez vous abonner.
   

   Sympa n'est pas une personne mais un automate de gestion de listes de diffusion. Inutile donc de lui envoyer des mots doux ! ;-)

3. En objet du message, écrivez : subscribe nomdelaliste Prénom Nom (remplacez 'nomdelaliste' par le nom de la liste à laquelle vous souhaitez vous abonner et indiquez vos propres prénom et nom).
4. Laissez le corps du message vide.
   

   Vous pouvez également envoyer plusieurs commandes dans le même message pour gagner du temps. Pour cela, procédez comme indiqué dans la section Fonctionnement du service de listes.

Vous recevrez ensuite un message vous informant que votre demande a été acceptée ou rejetée : si l'inscription à la liste est soumise à approbation, le propriétaire peut choisir de ne pas vous abonner. Dans ce cas, il est inutile de renvoyer plusieurs demandes d'abonnement, car le résultat sera toujours le même. Vous pouvez éventuellement envoyer un message directement au propriétaire de la liste (nomdelaliste-request@ac-strasbourg.fr) en justifiant le pourquoi de votre demande d'abonnement.

Note : dans certains cas, on vous demandera au préalable de confirmer votre demande d'abonnement. Conformez-vous aux instructions contenues dans le message expédié le cas échéant.

En fonction du type de liste (liste à inscription soumise à conditions ou non) et de la disponibilité du propriétaire, le délai de réception de la notification peut varier. Il est inutile d'envoyer plusieurs demandes.

Si votre demande a été acceptée, le message que vous recevez confirme votre inscription à la liste. Ce message (la Charte des abonnés de la liste) contient plusieurs informations capitales :

• votre mot de passe de listes. Ce mot de passe sera le même pour l'ensemble des listes auxquelles vous serez abonné avec la même adresse. Vous pouvez le modifier en ligne en vous connectant sur l'environnement de listes ;
• des informations détaillées sur la liste : son objet, l'adresse web où aller consulter les archives, etc ;
• les conditions d'utilisation de la liste : sujets de discussion autorisés et exclus, nétiquette, informations légales, politique de confidentialité, etc ;

Conservez précieusement votre notification de confirmation d'inscription : vous pourriez en avoir besoin ultérieurement pour vous rappeler votre mot de passe ou pour envoyer une commande précise à Sympa (exemple : commande de désabonnement). D'une manière générale, nous vous conseillons d'archiver toutes les notifications de confirmation d'inscription à une liste de diffusion.

Il est également possible de s'abonner à une liste via l'interface web du serveur de listes. Pour cela, procédez comme suit :

1. Allez sur la page d'accueil de l'environnement de listes et connectez-vous.
2. Allez sur la page d'information de la liste à laquelle vous souhaitez vous abonner.
3. Dans le menu de gauche, cliquez sur le lien 'Abonnement'.

Se connecter sur l'environnement de listes

Pour vous connecter sur l'environnement de liste, utilisez la zone d'authentification située dans la colonne gauche de l'interface web. Si vous êtes déjà connecté, votre adresse e-mail et votre profil (abonné, modérateur ou propriétaire) s'affichent à cet endroit. Dans le cas contraire, un formulaire de connexion vous est proposé.

En fonction de votre situation personnelle, la procédure d'authentification varie :

• Si l'entité qui propose le service de listes utilise un système de compte et d'authentification unique (SSO, single sign-on, par exemple via le système CAS), le mieux est de vous authentifier à l'aide de votre compte unique. Pour cela, cliquez sur le bouton 'Go' situé à côté du texte 'Authentification [nom du système en place]'. Entrez ensuite votre identifiant et votre mot de passe auprès du serveur d'authentification.
  

  Si vous êtes déjà connecté sur un autre service utilisant le système d'authentification unique, votre connexion est immédiate. Rechargez la page si nécessaire.

• Si vous n'êtes pas concerné par une procédure d'authentification unique. Dans ce cas, connectez-vous via la méthode classique : entrez l'adresse e-mail avec laquelle vous êtes abonné comme identifiant et votre mot de passe de listes dans le champ 'Mot de passe'.
  

Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe de listes, cliquez sur « Mot de passe perdu ? ». Vous devrez ensuite indiquer votre adresse e-mail ; un mail contenant une URL de validation vous sera envoyé à cette adresse.

• Si vous n'êtes pas encore inscrit, cliquez sur 'Première connexionIndiquez votre adresse e-mail. Un lien de confirmation (URL) vous sera envoyé à cette adresse. Cliquer sur ce lien pour être redirigé vers la page où vous pourrez définir votre mot de passe.